Vieras ei saanut ennakkoviestiä

Vieras kertoo, ettei ole saanut ennakkoviestiä jossa on osoite ja saapumisohjeet. Syitä on kourallinen, ja useimmat niistä voit tarkistaa itse parissa minuutissa.

Ensin: saitko itse vahvistuksen?

Kun vierailu syntyy onnistuneesti, saat siitä vahvistusviestin — "Vierailu lisätty vierailijahallintapalveluun". Se viesti on hyödyllisin vihje mitä sinulla on.

• Sait vahvistuksen. Vierailu on olemassa, eli ennakkoviesti on joko vielä lähtemättä tai se ei tavoittanut vierasta. Jatka kahteen seuraavaan osioon.
• Et saanut vahvistusta lainkaan. Vierailua ei todennäköisesti syntynyt, eikä viestikään silloin lähde. Hyppää kohtaan Kun vierailua ei syntynyt lainkaan.

Viesti ei ole ehkä vielä lähtenyt

Ennakkoviesti ei lähde siinä hetkessä kun lähetät kutsun. Lähetysajankohta on määritelty organisaatiollesi, ja tyypillisesti viesti lähtee noin vuorokautta ennen vierailua.

Eli jos kutsuit jonkun huomiseksi ja hän sanoo ettei mitään ole tullut, se on yleensä ihan normaalia — viesti on vielä tulossa. Pääkäyttäjänne voi tarkistaa tai muuttaa ajankohtaa, ks. Vierailijoiden ennakkoilmoitusten asettaminen.

Viesti lähti mutta ei tullut perille

• Pyydä vierasta katsomaan roskapostikansio. Tämä on yleisin yksittäinen syy. Joissakin organisaatioissa on tiukat suodattimet, jotka pidättävät ulkopuolisten viestit huomaamatta.
• Tarkista käyttämäsi osoite. Kirjoitusvirhe syntyy helposti. Huomaa myös, että osoitteen korjaaminen kutsuun jälkikäteen ei aina päivity jo luotuun vierailuun — uuden kutsun tekeminen on varmempi tapa.
• Tarkista että vieraalla on järjestelmässä sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Jos kumpaakaan ei ole, viestillä ei ole minne mennä. Tämä tulee vastaan erityisesti silloin kun vierailuja on tuotu tai luotu massana.

Kun vierailua ei syntynyt lainkaan

Kolme asiaa estää vierailun syntymisen jo alkumetreillä.

1. Kutsu lähti tavallisena sähköpostina kalenterikutsun sijaan. Integraatio lukee vain kalenterikutsuja. Pelkkä sähköposti ei luo vierailua, vaikka oikea osoite olisi vastaanottajissa.
2. Kutsuosoite puuttui vastaanottajista. Organisaatiollanne on oma kutsuosoite, joka pitää olla kalenterikutsun vastaanottajien joukossa. Jos et ole varma mikä teidän osoite on, pääkäyttäjänne tietää — ks. Yksilöllisen kalenterikutsuosoitteen luominen.
3. Kutsussa ei ollut yhtään ulkopuolista vierasta. Jos kaikki kutsussa ovat kollegoita, vierailua ei synny — ei ole vierasta jolle se luotaisiin.

Jos kaikki kolme näyttävät oikeilta eikä vierailua silti synny, kannattaa laittaa meille viestiä.

Jos lakkasi toimimasta kaikilla yhtä aikaa

Jos useampi huomaa saman asian samana päivänä, kyse ei yleensä ole yksittäisestä kutsusta. Kaksi asiaa näyttää teidän suunnasta täysin samalta:

• sähköpostin välitys kutsuosoitteeseen on muuttunut tai poistunut organisaationne päässä — teidän IT voi tarkistaa tämän
• häiriö meidän päässä

Kummassakin tapauksessa laita meille viestiä. Yksi asia kannattaa tietää: häiriön aikana lähetetyt kutsut eivät tule perille jälkikäteen itsestään, joten ne vierailut pitää kutsua uudelleen kun tilanne on kunnossa.

Yhteydenotto

Laita viestiä osoitteeseen support@systam.io. Näillä tiedoilla löydämme vierailun logeistamme, ja sieltä vastaus yleensä löytyy:

• kuka kutsui ja kenet, ja vieraan sähköpostiosoite
• milloin lähetit kutsun ja milloin vierailun oli tarkoitus olla
• mitä kutsuosoitetta käytit
• saitko itse vahvistusviestin

Jos se on helposti tehtävissä, testikutsu osoitteeseen support@systam.io auttaa paljon — silloin näemme tarkalleen miten kutsu saapuu meille ja pystymme paikantamaan missä se menee pieleen.

Liittyvät ohjeet

• Vieraiden kutsuminen ennakkoon
• Vierailun suunnittelu Systam Studiossa
• Vieraiden kutsuminen Invites by Systam -Outlook lisäosalla
• Yksilöllisen kalenterikutsuosoitteen luominen

Useimmiten kyse on roskapostisuodattimesta tai viestistä joka on vielä tulossa — ja jos ei ole kumpikaan, kaivetaan logit yhdessä.