Näin vierailuehdot (NDA) toimivat Systam Visitissä

Systam Visitissä salassapitosopimukset ja muut vierailuehdot hoidetaan Vierailutyypit → [vierailutyyppi] → Vierailuehdot -asetuksen kautta. Näin ehdot hyväksytään käytännössä.

Ad hoc -vieraat hyväksyvät ehdot kioskilla

Kun vieras saapuu paikalle ilmoittamatta etukäteen, hän kirjautuu sisään kioskilla. Jos vierastyypille on otettu käyttöön vierailuehdot, kioski näyttää Vierailun ehdot -näytön omana välivaiheena ennen kuin sisäänkirjautuminen etenee – vieras hyväksyy sen painamalla Hyväksy vierailun ehdot.

Ennakkoon kutsutut voivat hyväksyä ehdot jo etukäteen

Jos vieras on kutsuttu vierailulle etukäteen, hän saa ennen vierailua ennakkoviestin. Ennakkoviestin kautta vieras voi käydä hyväksymässä vierailuehdot valmiiksi omalla puhelimellaan tai tietokoneellaan. Kun vieras myöhemmin kirjautuu sisään, ehdot ovat jo hyväksytty eikä niitä kysytä uudelleen.

Aulahenkilö voi kirjata vieraan sisään myös suoraan – tällöin ehtoja ei näytetä

Jos vieras saapuu suoraan vastaanottoon eikä kirjaudu kioskilla tai itsepalvelulinkin kautta, aulahenkilö voi kirjata hänet sisään suoraan Studiosta. Tätä kautta tehty sisäänkirjaus ei näytä vieraalle vierailuehtoja eikä tallenna hyväksyntää, vaikka vierastyypille olisi ehdot käytössä. Jos vierailuehtojen kattava toteutuminen on tärkeää, ohjaa ad hoc -vieraat aina kirjautumaan kioskilla tai itsepalvelulinkin kautta – ei suoraan vastaanoton kautta.

Ei rajoitusta pituudessa

Ehtotekstille ei ole maksimipituutta. Kenttä on vapaa tekstikenttä, johon ehdot kirjoitetaan sellaisenaan.

Ehdot voivat vaihdella vierastyypin mukaan

Vierailuehdot kytketään päälle tai pois erikseen jokaiselle vierastyypille, ja jokaisella vierastyypillä on oma, täysin erillinen ehtoteksti. Eri vierastyypeille voi siis olla eri sopimustekstit, jos tarve vaatii.

Muuta hyvä tietää

• Ehdot voi kirjoittaa erikseen jokaiselle työtilassa käytössä olevalle kielelle. Jos jollekin kielelle ei ole käännöstä, vieraalle näytetään oletuskielen (esim. suomi) sisältö sen sijaan.
• Jokainen vieraan hyväksyntä tallentuu pysyvästi sen tarkan tekstiversion kanssa, joka oli voimassa hyväksyntähetkellä. Jos ehtoja muutetaan myöhemmin, aiemmat hyväksynnät eivät katoa tai muutu – ne jäävät todisteeksi siitä, mihin tekstiin vieras silloin suostui.
• Hyväksyntä ei sisällä vahvaa sähköistä tunnistautumista, kuten pankkitunnuksia. Koko sisäänkirjautuminen perustuu vieraan itse syöttämiin tietoihin (nimi, ja työtilan asetuksista riippuen sähköposti, puhelin, yritys, rekisteritunnus).

Siinä se – näin vierailuehdot pysyvät hallinnassa alusta loppuun.