Kalenterikutsusta ei syntynyt vierailua

Kun lähetät kalenterikutsun, jossa Systamin kutsuosoite on mukana, Systam Visit luo siitä vierailun ja lähettää sinulle vahvistuksen. Jos vahvistusta ei tullut, syy löytyy yleensä tämän ohjeen kohdista.

Ensin: tuliko sinulle mitään viestiä?

• Sait virheilmoituksen. Vierailua ei syntynyt, mutta Systam Visit tunnisti kutsusi. Syy löytyy kohdasta Kun saat virheilmoituksen.
• Et saanut mitään. Kutsu ei joko tullut Systam Visitiin asti, tai Systam Visit ei tunnistanut sinua. Jatka kohtaan Kun mitään viestiä ei tule.

Vahvistus tulee yleensä heti. Systam Visit käy kutsut läpi myös kerran tunnissa, joten myöhässä saapunutkin kutsu käsitellään. Jos vahvistusta ei näy heti, odota tunti ennen kuin lähetät kutsun uudelleen. Sama kokous ei koskaan luo kahta vierailua, joten uudelleenlähetys on turvallinen.

Kun mitään viestiä ei tule

1. Kutsuosoite puuttuu tai on kirjoitettu väärin. Avaa kokous ja tarkista, että kutsuosoite on osallistujien joukossa. Yleinen osoite on invite@systam.io. Organisaatiollanne voi olla myös oma kutsuosoite. Jos et ole varma, kumpaa käyttää, pääkäyttäjänne tietää. Ks. Yksilöllisen kalenterikutsuosoitteen luominen.
2. Lähetit sähköpostin etkä kalenterikutsua. Systam Visit lukee vain kokouskutsuja. Tavallinen sähköposti ei luo vierailua, vaikka kutsuosoite olisi vastaanottajissa.
3. Kutsuosoite oli kokouksen ainoa osallistuja. Lisää vieraat kokoukseen. Ilman vieraita vierailua ei synny.
4. Systam Visit ei tunnistanut sinua. Kokouksen järjestäjä tunnistetaan sähköpostiosoitteesta. Osoitteen pitää olla täsmälleen sama kuin Systam Visitissä. Jos lähetit kutsun aliasosoitteesta, jaetusta kalenterista tai toisesta sähköpostiosoitteesta, vierailua ei synny. Sama pätee, jos et ole vielä Systam Visitin käyttäjä tai sinulla ei ole ensisijaista työtilaa. Pääkäyttäjänne voi tarkistaa nämä.
5. Kutsu ei päässyt ulos organisaatiostanne. Kutsuosoite on organisaationne ulkopuolella. Jos teillä on estetty kokouskutsujen lähettäminen ulkopuolisiin osoitteisiin, kutsu ei tule perille. IT-tukenne voi tarkistaa tämän.

Kun saat virheilmoituksen

• Et ole kutsuosoitteen työtilan jäsen. Työtilakohtainen kutsuosoite toimii vain, jos kuulut kyseiseen työtilaan. Käytä oman työtilasi osoitetta tai pyydä pääkäyttäjää lisäämään sinut työtilaan.
• Kaikki osallistujat rajattiin pois. Kollegoita ei oletuksena lisätä vieraiksi, eikä organisaationne poisrajattuja osoitteita tai verkkotunnuksia, kuten kokoushuoneita. Jos kokouksessa oli vain kollegoita, vierailua ei synny. Pääkäyttäjä voi muuttaa tätä, ks. Vastaanottajien lisääminen vieraiksi kalenterikutsuissa.
• Kokouksen loppuaika on ennen alkuaikaa. Korjaa kokouksen aika ja lähetä päivitys.
• Työtilassa ei ole vierailutyyppiä, joka sallii sisäänkirjautumisen. Tämä on asetus, jonka pääkäyttäjänne voi korjata Systam Studiossa.

Kun käytät Outlook-lisäosaa

• Lisäosa lisää kutsuosoitteen kokoukseen, kun valitset työtilan ja vierailutyypin. Tarkista ennen lähettämistä, että osoite näkyy osallistujissa.
• Jos tyhjennät valinnan, lisäosa poistaa kutsuosoitteen kokouksesta, eikä vierailua synny.
• Lisäosa näyttää vain ne vierailutyypit, joille on määritetty oma kutsuosoite. Jos oikea vierailutyyppi puuttuu listalta, kysy pääkäyttäjältä.

Lisätietoa: Vieraiden kutsuminen Invites by Systam -Outlook lisäosalla.

Hyvä tietää

• Muutokset ja peruutukset päivittyvät vierailuun, kun kutsuosoite on yhä kokouksessa. Jos siirrät kokousta tai lisäät vieraan, vierailu päivittyy. Jos perut kokouksen, vierailu perutaan.
• Toistuva kokous luo yhden vierailun koko sarjalle.
• Vieraan nimi otetaan osallistujan näyttönimestä. Jos sitä ei ole, nimi muodostetaan sähköpostiosoitteesta, ja saat pyynnön täydentää tiedot.

Jos mikään ei auta

Laita viestiä osoitteeseen support@systam.io. Näillä tiedoilla löydämme kutsusi nopeasti:

• kuka lähetti kutsun ja mistä sähköpostiosoitteesta
• milloin kutsu lähti ja milloin kokous on
• mitä kutsuosoitetta käytit
• tuliko sinulle virheilmoitus, ja jos tuli, mitä siinä luki

Kun kutsuosoite ja sähköpostiosoitteesi ovat kunnossa, seuraava kutsu muuttuu vierailuksi saman tien.