Invites by Systam -lisäosa: Tekninen yleiskatsaus

Invites by Systam on Outlookin lisäosa, joka lisää kokoukseen oikean Systamin kutsuosoitteen järjestäjän puolesta. Lisäosa ei itse luo vierailuja. Vierailu syntyy kalenterikutsun kautta, kun kokous lähetetään.

Lyhyesti:

• Lisäosa käsittelee vain avoinna olevan kokouksen osallistujalistaa. Kokouksen tietoja se ei lähetä Systamille.
• Systamille lähtee vain käyttäjän sähköpostiosoite, jolla haetaan hänen kutsuosoitteensa. Osoitetta ei tallenneta.

Missä lisäosa näkyy

• Invites by Systam-painike näkyy, kun järjestäjä luo tai muokkaa kokousta Outlookin työpöytä- tai selainversiossa. Painike avaa sivupaneelin.
• Lisäosa ei näy luettavissa viesteissä, vastaanotetuissa kokouksissa eikä Outlookin mobiilisovelluksessa.
• Lisäosa toimii suomeksi ja englanniksi Outlookin kielen mukaan.

Käyttö

1. Järjestäjä avaa sivupaneelin kokousta luodessaan.
2. Lisäosa hakee Systam Visitistä järjestäjän työtilat, vierailutyypit ja niiden kutsuosoitteet.
3. Valmiiksi valitaan muistettu valinta tai ensisijainen työtila ja sen ensisijainen vierailutyyppi.
4. Valitun vierailutyypin kutsuosoite lisätään heti kokouksen pakollisiin osallistujiin. Jos kokouksessa oli jo toinen Systamin kutsuosoite, se poistetaan.
5. Järjestäjä voi vaihtaa työtilaa tai vierailutyyppiä ja halutessaan muistaa valinnan.
6. Vahvista sulkee paneelin. Valinnan tyhjentäminen poistaa kokouksesta kaikki Systamin kutsuosoitteet.
7. Kun järjestäjä lähettää kokouksen, vierailu luodaan kalenterikutsun kautta.

Mitä lisäosa lukee ja kirjoittaa

Tietoturva

Outlook-oikeudet

• Lisäosa pyytää Outlookin suppeinta muokkausoikeutta (ReadWriteItem). Oikeus koskee vain käyttäjän avaamaa kokousta, ei muuta postilaatikkoa.
• Lisäosa on käytettävissä vain järjestäjän kokousnäkymässä.
• Lisäosa ei pyydä Microsoft Graph -oikeuksia eikä ylläpitäjän suostumusta organisaatiosi Entra ID:ssä.

Yhteys Systam Visitiin

• Lisäosa tekee yhden lukupyynnön Systam Visitin rajapintaan salatulla HTTPS-yhteydellä. Pyyntö sisältää Outlookin ilmoittaman käyttäjän sähköpostiosoitteen.
• Vastaus sisältää vain käyttäjän työtilojen ja vierailutyyppien nimet sekä niiden kutsuosoitteet. Rajapinta ei palauta vierailuja eikä muiden henkilöiden tietoja, eikä sen kautta voi muuttaa mitään.
• Systam Visit hyväksyy selainpyynnöt vain Systamin omista osoitteista, kuten lisäosan osoitteesta addin.systam.io.

Lisäosan ylläpito ja selain

• Lisäosan sivut ovat staattisia tiedostoja, jotka sijaitsevat Google Cloudissa Suomessa. Palvelin ei tallenna tietoja eikä käsittele kokouksia.
• Tuotantoon julkaisu vaatii hyväksynnän, ja julkaisut tarkistetaan haavoittuvuuksien varalta.
• Lisäosa ei tallenna tunnuksia, evästeitä eikä tietoja selaimen paikalliseen tallennustilaan.
• Ainoa ulkoinen skripti on Microsoftin Office.js-kirjasto Microsoftin omasta palvelusta. Lisäosassa ei ole analytiikkaa eikä seurantaa.
• Internet Explorer ja vanha Edge eivät ole tuettuja.

Tietojen sijainti ja säilytys

Lisäosa ei tallenna tietoja Systamille. Ainoa Systamille lähtevä tieto on käyttäjän sähköpostiosoite kutsuosoitteiden hakua varten.

Käyttöönotto

• Organisaation ylläpitäjä ottaa Invites by Systam -laajennuksen käyttöön Systam Studiossa ja lataa sieltä lisäosan asennustiedoston (XML-manifesti).
• Asennustiedosto asennetaan yhdelle käyttäjälle Outlookissa tai koko organisaatiolle Microsoft 365 -hallintakeskuksen keskitetyn käyttöönoton kautta. Vaiheittainen ohje: Invites by Systam -lisäosan asentaminen Outlookiin.
• Lisäosaa ei jaeta Microsoft AppSourcen kautta.
• Käyttö edellyttää, että järjestäjä on Systam Visit -käyttäjä ja hänen työtiloihinsa on määritetty kutsuosoite. Muuten paneeli kertoo, ettei käyttäjällä ole käyttöoikeutta.

Organisaation IT:n toimenpiteet

Lisäosa ei vaadi sovellusoikeuksia eikä ylläpitäjän suostumusta organisaatiosi Entra ID:ssä. IT:n tehtäväksi jää asennus ja muutama tarkistus.

• Ota Invites by Systam -laajennus käyttöön Systam Studiossa ja lataa asennustiedosto.
• Asenna lisäosa keskitetysti Microsoft 365 -hallintakeskuksessa tai anna käyttäjien asentaa se itse.
• Jos verkossa on suodatusta, salli osoitteet addin.systam.io, api.systam.io ja appsforoffice.microsoft.com.
• Varmista kalenterikutsujen edellytykset: kutsut ulkoiseen osoitteeseen ovat sallittuja, ja käyttäjien sähköpostiosoitteet Systam Visitissä vastaavat heidän Outlook-osoitteitaan. Ks. Kalenterikutsut: Tekninen yleiskatsaus.

Katso myös

• Kalenterikutsut: Tekninen yleiskatsaus
• Invites by Systam -lisäosan asentaminen Outlookiin

Siinä lisäosan tekninen ydin. Jos jokin kohta kaipaa tarkennusta organisaatiosi ympäristöön, ota meihin yhteyttä.