Yksilöllisen kalenterikutsuosoitteen luominen

Voit luoda vierailuja automaattisesti kalenterikutsujen yhteydessä. Tällöin kalenterikutsuihin lisätään yleinen osoite invite@systam.io, jonka avulla vierailut muodostuvat Systam Visit -palveluusi. Voit myös halutessasi luoda kutsuille yksilöllisen oman organisaatiosi osoitteen. Se mahdollistaa myös erillisten kutsuosoitteiden käyttämisen eri työtiloille ja vierailutyypeille.

Miten yksilöllinen osoite toimii

Yksilöllinen osoite toimii sähköpostien automaattisen välityksen avulla.

1. Organisaatio luo oman sähköpostiosoitteen, esimerkiksi custom-invite@company.com.
2. Kaikki tähän osoitteeseen tulevat viestit välitetään automaattisesti osoitteeseen invite@systam.io.
3. Sama osoite lisätään Systam Studioon ja liitetään haluttuun työtilaan ja vierailutyyppiin.

Kun kalenterikutsu lähetetään tähän osoitteeseen, Systam Visit käsittelee kutsun ja luo vierailun valittuun työtilaan ja vierailutyyppiin.

Yksilöllisen osoitteen lisääminen Systam Studioon

1. Kirjaudu Systam Studioon osoitteessa app.systam.io
2. Avaa Asetukset.
3. Valitse Kalenterikutsut.
4. Siirry kohtaan Kalenterikutsujen sähköpostiosoitteet.
5. Syötä uusi sähköpostiosoite kenttään Kutsuosoitteet.
6. Valitse osoitteelle oikea Työtila ja Vierailun tyyppi.

Lisätty osoite näkyy tämän jälkeen listassa ja on valmis käytettäväksi.

Kalenterikutsun lähettäminen

Kun osoite on määritetty, lisää se uutta tapahtumaa luodessasi kalenterikutsuun vastaanottajaksi. Esimerkki: custom-invite@company.com

Kun kutsu lähetetään:

1. Sähköposti saapuu organisaation osoitteeseen.
2. Viesti välitetään osoitteeseen invite@systam.io
3. Systam Visit luo vierailun järjestelmään kutsun ja osoitteelle määritetyn työtilan ja vierailutyypin perusteella.

Esimerkkikäyttö

Organisaatio voi käyttää eri osoitteita eri tarkoituksiin.

Näin vierailut voidaan kohdistaa automaattisesti oikeaan työtilaan ja vierailutyyppiin.

Sähköpostin välityksen määrittäminen

Yksilöllisen osoitteen käyttö edellyttää, että organisaation sähköpostijärjestelmä välittää sen kaikki viestit osoitteeseen invite@systam.io. Välitys tehdään organisaation omassa sähköpostipalvelussa.

Microsoft 365

Microsoft 365 -ympäristössä edelleenvälitys voidaan määrittää esimerkiksi mailbox forwarding -asetuksella, mail flow rule -säännöllä tai shared mailboxilla ja automaattisella välityksellä.

Yksi yleinen tapa on:

1. Luo uusi mailbox tai shared mailbox, esimerkiksi custom-invite@company.com.
2. Avaa mailboxin asetukset Microsoft 365 Admin Centerissä.
3. Ota käyttöön Email forwarding.
4. Lisää vastaanottajaksi invite@systam.io.

Google Workspace

Google Workspace -ympäristössä edelleenvälitys voidaan määrittää esimerkiksi alias-osoitteella, ryhmäosoitteella tai Gmailin forwarding-asetuksilla.

Yksi mahdollinen tapa on:

1. Luo uusi käyttäjä tai ryhmäosoite, esimerkiksi custom-invite@company.com.
2. Avaa Gmailin asetukset kyseiselle osoitteelle.
3. Siirry kohtaan Forwarding and POP/IMAP.
4. Lisää forwarding-osoitteeksi invite@systam.io.
5. Ota forwarding käyttöön kaikille saapuville viesteille.

Huomioitavaa

• Pelkkä yksilöllisen osoitteen lisääminen Systam Studioon ei riitä.
• Sähköpostien välitys osoitteeseen invite@systam.io on pakollinen.
• Voit käyttää useita kutsuosoitteita eri työtiloille tai vierailutyypeille.