Kalenterikutsulla vastaanottaja luo vierailun suoraan kalenteristaan, esimerkiksi Outlookista tai Google-kalenterista. Kun kokoukseen lisätään Systamin kutsuosoite, Systam Visit tekee kokouksen muista osallistujista vierailijat ja pitää vierailun ajan tasalla, kun kokousta muutetaan tai se perutaan.
Lyhyesti:
- Systam Visitiin välittyy sama kokouskutsu, jonka kutsutut vieraatkin saavat. Toiminto ei tarvitse oikeuksia organisaatiosi ympäristöön. Sillä ei ole väliä, mistä kutsu tulee: kalenterikutsu toimii esimerkiksi Microsoft 365- ja Google Workspace -ympäristöissä.
- Kokouksesta tallennetaan vierailuksi vain aihe, aika ja osallistujat. Viestiteksti, sijainti, verkkokokouslinkki ja liitteet poistetaan heti, eikä niitä tallenneta.
Kutsuosoitteen lisääminen kokoukseen
Kutsuosoitteen voi lisätä kokoukseen kolmella tavalla. Kaikki kolme johtavat samaan käsittelyyn.
| Tapa | Miten | Organisaation IT:n toimenpiteet |
|---|---|---|
| Käsin | Järjestäjä lisää kutsuosoitteen kokouksen osallistujaksi. | Yleinen osoite invite@systam.io ei vaadi toimenpiteitä. Organisaation oma kutsuosoite vaatii sähköpostin välityksen, ks. Yksilöllisen kalenterikutsuosoitteen luominen. |
| Invites by Systam -lisäosa | Lisäosa lisää oikean kutsuosoitteen kokoukseen järjestäjän puolesta. Lisäosa on käytettävissä vain Outlookissa. | Lisäosan asennus, ks. Invites by Systam -lisäosan asentaminen Outlookiin. |
| Neuvotteluhuone | Järjestäjä varaa neuvotteluhuoneen tavalliseen tapaan. | Huoneelle asetetaan välitys, joka lähettää kaikki huoneelle tulevat kokouskutsut sellaisenaan myös kutsuosoitteeseen. Huoneen oma osoite suljetaan pois vierailijoista Systam Studiossa, ks. Vierailijoiden rajaus alla. |
Kutsuosoitteet
- Yleinen osoite invite@systam.io ohjaa vierailun järjestäjän ensisijaiseen työtilaan.
- Organisaation omat kutsuosoitteet voi kohdistaa tiettyyn työtilaan ja vierailutyyppiin.
- Työtila- tai vierailutyyppikohtainen osoite hyväksytään vain, jos järjestäjä on kyseisen työtilan jäsen.
- Kaikki kutsuosoitteet ohjautuvat Systamin hallinnoimaan kutsupostilaatikkoon. Organisaatio ja työtila päätellään järjestäjästä ja käytetystä kutsuosoitteesta.
Miten käsittely etenee
- Järjestäjä lähettää kokouskutsun, jossa kutsuosoite on osallistujana.
- Microsoft ilmoittaa Systam Visitille uudesta tai muuttuneesta kokouksesta. Ilmoitus sisältää vain kokouksen tunnisteen, ei kokouksen tietoja.
- Systam Visit hakee kokouksen tiedot kutsupostilaatikosta ja tunnistaa järjestäjän Systam Visit -käyttäjäksi sähköpostiosoitteen perusteella.
- Muista osallistujista tulee vierailijoita, ja vierailu tallennetaan. Heti tämän jälkeen kokous tyhjennetään kutsupostilaatikosta.
Lisäksi Systam Visit tarkistaa tilanteen kerran tunnissa. Näin myös kokoukset, joiden ilmoitus on jäänyt tulematta, tulevat käsitellyiksi.
Luonti, muutos ja peruutus
- Uusi kokous luo vierailun. Vierailun nimi on kokouksen aihe, aika on kokouksen alku- ja loppuaika, vastaanottaja on järjestäjä ja vierailijat ovat muut osallistujat.
- Muutettu kokous päivittää saman vierailun. Kutsun vanhempi versio ei ylikirjoita uudempaa.
- Peruttu kokous peruu vierailun. Vierailun tila muuttuu poistetuksi, vierailijat ja vastaanottajat merkitään poistetuiksi ja myönnetyt kulkuoikeudet perutaan. Henkilötiedot poistuvat organisaation säilytysajan mukaan.
- Toistuva kokous käsitellään sarjana, joten sarjasta muodostuu yksi vierailu.
- Samasta kokouksesta ei synny kahta vierailua, vaikka kutsu tulisi useaan kertaan.
Vierailijat
- Jokaisesta osallistujasta järjestäjää lukuun ottamatta tulee vierailija, myös valinnaisista osallistujista.
- Saman osoitteen kaksoiskappaleet ja virheelliset osoitteet ohitetaan.
- Nimi otetaan osallistujan näyttönimestä. Jos nimeä ei ole, se muodostetaan sähköpostiosoitteesta, ja vastaanottajaa pyydetään täydentämään tiedot.
Vierailijoiden rajaus
Rajaukset tehdään Systam Studiossa kohdassa Asetukset → Kalenterikutsut → Kalenterikutsujen vastaanottajien asetukset.
- Poissuljetut verkkotunnukset: näistä verkkotunnuksista ei luoda vierailijoita.
- Poissuljetut sähköpostiosoitteet: yksittäiset osoitteet, esimerkiksi neuvotteluhuoneet.
- Lisää vastaanottajat vierailijoiksi: oletuksena pois päältä, jolloin Systam Visitin vastaanottajia ei lisätä vierailijoiksi. Ks. Vastaanottajien lisääminen vieraiksi kalenterikutsuissa.
Asetukset toimivat hierarkkisesti. Jos ylempi sääntö sulkee henkilön pois, alempia ei sovelleta.
Neuvotteluhuoneet kannattaa sulkea pois sähköpostiosoitteella. Huoneilla on yleensä sama verkkotunnus kuin työntekijöillä, joten verkkotunnuksen poissulku koskisi myös heitä. Verkkotunnus sopii, jos huoneilla on oma aliverkkotunnus, esimerkiksi rooms.yritys.fi.
Ilmoitukset
- Järjestäjä saa vahvistusviestin jokaisesta luodusta vierailusta. Näin hän huomaa myös vierailun, jota ei ole itse tehnyt.
- Jos vierailua ei voida luoda, järjestäjä saa yleensä virheilmoituksen (ks. alla).
- Vierailijat saavat ennakkoviestin organisaation asetusten mukaisesti.
- Kulunhallinnan integraatiot, esimerkiksi ASSA ABLOY, saavat vierailun tiedot, jos ne ovat organisaatiossa käytössä.
Kun vierailua ei luoda
| Tilanne | Seuraus |
|---|---|
| Järjestäjä ei ole Systam Visit -käyttäjä tai hänellä ei ole ensisijaista työtilaa | Vierailua ei luoda, eikä ilmoitusta lähetetä. Kokous tyhjennetään. |
| Järjestäjä ei ole kutsuosoitteen työtilan jäsen | Vierailua ei luoda. Järjestäjä saa virheilmoituksen. |
| Rajaukset poistivat kaikki osallistujat | Vierailua ei luoda. Järjestäjä saa virheilmoituksen. |
| Kokouksen loppuaika on ennen alkuaikaa | Vierailua ei luoda. Järjestäjä saa virheilmoituksen. |
| Työtilassa ei ole vierailutyyppiä, jolla voi kirjautua | Vierailua ei luoda. Järjestäjä saa virheilmoituksen. |
| Ainoa osallistuja on kutsuosoite | Vierailua ei luoda, eikä ilmoitusta lähetetä. |
Käsiteltävät tiedot
Systam Visit lukee kokouksesta vain vierailun luontiin tarvittavat tiedot.
| Tieto | Käyttö | Tallennetaan Systam Visitiin |
|---|---|---|
| Kokouksen aihe | Vierailun nimi | Kyllä |
| Alku- ja loppuaika | Vierailun aika | Kyllä |
| Järjestäjän sähköpostiosoite | Järjestäjän tunnistaminen Systam Visit -käyttäjäksi | Ei erikseen. Vierailu liitetään olemassa olevaan käyttäjään. |
| Osallistujien nimet ja sähköpostiosoitteet | Vierailijat | Kyllä |
| Kokouksen tekninen tunniste | Vierailun ja kokouksen yhdistäminen, saman kokouksen kaksoiskäsittelyn esto | Kyllä |
| Muutosaika, peruutustieto, koko päivän tapahtuma, toistuvuus | Käsittelyn ohjaus | Ei |
| Viestiteksti, sijainti, verkkokokouslinkki, liitteet | Ei käytetä | Ei. Tyhjennetään kutsupostilaatikosta heti. |
Tietoturva
- Kalenterikutsu ei vaadi sovellusoikeuksia eikä ylläpitäjän suostumusta organisaatiosi Microsoft 365- tai Google Workspace -ympäristössä. Systam Visit käyttää vain Systamin omaa kutsupostilaatikkoa.
- Kutsupostilaatikosta Systam Visit käyttää vain kalenteria. Sähköpostiviestejä se ei lue.
- Yhteys Microsoftin rajapintaan on suojattu, ja Microsoftilta tulevat ilmoitukset tarkistetaan ennen käsittelyä. Kaikki liikenne kulkee salattuna HTTPS-yhteydellä.
- Järjestäjän sähköpostiosoitteen on vastattava täsmälleen olemassa olevan käyttäjän osoitetta, ja vierailu luodaan vain järjestäjän omaan työtilaan.
- Lokeihin ei kirjata nimiä, sähköpostiosoitteita, kokousten aiheita eikä viestitekstejä.
Tietojen minimointi kutsupostilaatikossa
- Heti vierailun tallennuksen jälkeen kokous tyhjennetään. Aihe ja viestiteksti korvataan vakiotekstillä, ja osallistujat, sijainti, verkkokokouksen tiedot ja liitteet poistetaan.
- Kokous tyhjennetään myös silloin, kun vierailua ei luoda.
- Tyhjennetystä kokouksesta jää järjestäjä, aika ja tunniste noin tunniksi kokouksen päättymisen jälkeen. Sen jälkeen kokous poistetaan kokonaan. Perutut ja jo päättyneet kokoukset poistetaan heti.
Tietojen sijainti ja säilytys
| Osa | Sijainti | Henkilötiedot |
|---|---|---|
| Systam Visit -palvelu ja tietokanta | Google Cloud, Suomi | Tallennetaan |
| Käsittelyjono ja ajastus | Google Cloud, Puola | Ei. Vain kokouksen tekninen tunniste. |
| Kutsupostilaatikko | Microsoft 365, Systamin ympäristö, EU/ETA | Väliaikaisesti, ks. säilytysajat |
Google Cloud salaa tallennetut tiedot, ja tietokantaan on yhteys vain yksityisen verkon kautta.
Säilytysajat
| Tieto | Säilytys |
|---|---|
| Kokous kutsupostilaatikossa | Tyhjennetään heti käsittelyn jälkeen. Poistetaan noin tunnin kuluttua kokouksen päättymisestä. |
| Vierailijan henkilötiedot Systam Visitissä | Poistetaan automaattisesti, kun tietoja ei ole käytetty organisaation määrittämään aikaan (oletus 365 päivää). Koskee myös peruttuja vierailuja. Tiedot voi poistaa myös pyynnöstä. |
| Käsittelyhistoria (kokouksen tekninen tunniste ja käsittelyaika) | Ei sisällä henkilötietoja. Säilytetään, jotta samasta kokouksesta ei synny uutta vierailua. |
Organisaation IT:n toimenpiteet
- Varmista, että käyttäjät voivat lähettää kokouskutsuja organisaation ulkopuoliseen osoitteeseen.
- Varmista, että käyttäjien sähköpostiosoitteet Systam Visitissä vastaavat osoitteita, joilla he lähettävät kokouskutsuja (esimerkiksi Outlook tai Google-kalenteri). Osoitteet pysyvät ajan tasalla Entra ID -synkronoinnilla (SCIM), tai niitä voi ylläpitää Systam Studiossa.
- Jos käytössä on organisaation oma kutsuosoite tai neuvotteluhuone, määritä sähköpostin välitys.
- Määritä tarvittaessa poissuljetut verkkotunnukset ja osoitteet sekä se, lisätäänkö vastaanottajat vierailijoiksi.
Rajaus
Tämä kuvaus ei koske Systam Rooms -tilavarausten kalenteri-integraatiota. Rooms-integraatio käyttää organisaation omia Microsoft 365 -tunnuksia ja vaatii erilliset oikeudet organisaation ympäristössä.
Katso myös
- Invites by Systam -lisäosa: Tekninen yleiskatsaus
- Yksilöllisen kalenterikutsuosoitteen luominen
- Vastaanottajien lisääminen vieraiksi kalenterikutsuissa
Siinä kalenterikutsujen tekninen ydin. Jos jokin kohta kaipaa tarkennusta organisaatiosi ympäristöön, ota meihin yhteyttä.
Auttoiko tämä artikkeli?
Loistavaa!
Kiitos palautteestasi
Pahoittelut ettemme voineet auttaa
Kiitos palautteestasi
Palaute lähetetty
Kiitos palautteesta. Yritämme korjata artikkelin