Vierailut aulassa: suunnittelu ja sisäänkirjaus Systam Studiossa

Tässä ohjeessa käydään läpi aulan kolme yleisintä tilannetta: vierailun suunnittelu etukäteen, odotetun vierailijan kirjaaminen sisään ja ennalta ilmoittamattoman vierailijan kirjaaminen sisään.

Vierailun suunnittelu etukäteen

1. Kirjaudu Systam Studioon osoitteessa app.systam.io.
2. Valitse sivun yläreunasta + Lisää vierailu ja sitten Suunnittele vierailu.
3. Tarkista Valitse työtila ja valitse Vierailutyyppi, esimerkiksi Vierailija tai Kuljettaja.
4. Valitse Vierailu alkaa -kohdasta päivä ja kellonaika.
5. Voit valita arvioidun keston pikavalinnoista 1h, 2h tai 1d. Kun valitset Muu, voit asettaa Vierailu päättyy -kohtaan oman päättymisajan. Kesto on valinnainen.
6. Hae vierailija Vierailija(t)-kenttään etu- tai sukunimellä. Jos häntä ei löydy, valitse Lisää «nimi» uutena vierailijana ja täytä tiedot. Kun vierailijalle lisätään sähköpostiosoite, hän voi saada saapumisohjeet etukäteen.
7. Valitse Vastaanottaja: henkilö, jota vierailija tulee tapaamaan.
8. Voit halutessasi lisätä otsikon ja lisätietoja kohdasta Lisää vierailun otsikko ja tiedot.
9. Valitse Tallenna vierailu.

Vierailu näkyy Vierailut-näkymässä tilassa Odotettu.

Odotetun vierailijan kirjaaminen sisään

1. Avaa Vierailut-näkymä. Oletuksena näkyvät tämän päivän vierailut.
2. Etsi vierailija listalta tai hae häntä Hae nimellä -kentästä.
3. Valitse vierailun rivin lopusta kolme pistettä (Toiminnot).
4. Valitse Kirjaa sisään.

Samasta valikosta voit myös tulostaa vierailijakortin (Tulosta vierailijakortti) tai ilmoittaa vastaanottajalle vierailijan saapumisesta (Ilmoita vastaanottajalle).

Ennalta ilmoittamaton vierailija

1. Valitse + Lisää vierailu ja sitten Kirjaa vierailu sisään.
2. Tarkista työtila ja valitse vierailutyyppi.
3. Hae vierailija nimellä tai lisää hänet uutena vierailijana.
4. Valitse vastaanottaja.
5. Valitse Kirjaa vieras sisään.

Isommalle ryhmälle voit käyttää kummassakin lomakkeessa Tuo vierailijoita -toimintoa. Pohjan saat kohdasta Lataa .xlsx malli.

Kaikki valmista. Nyt tiedät, miten vierailut hoituvat aulassa alusta loppuun.