Organisaatio, toimipisteet ja tilat Systam Studiossa

Systam Studio rakentuu kolmesta tasosta: organisaatiosta, sen sisällä olevista toimipisteistä ja Systam Roomsin käyttämistä tiloista. Kun tiedät mihin kutakin tasoa käytetään, uuden toimipisteen tai uuden maan käyttöönotto vie minuutteja.

Kolme tasoa

Organisaatio

Organisaatio on ylin taso. Kaikki muu on sen sisällä.

Organization owner -roolin haltija näkee koko organisaation: jokaisen toimipisteen, asetuksen, käyttäjän ja laitteen. Tämä on ainoa rooli joka toimii kaikkien toimipisteiden yli, joten se sopii henkilölle joka vastaa vierailijahallinnasta koko yrityksen tasolla eikä vain yhdessä toimipaikassa.

Omistaja myös myöntää rooleja muille. Voit nostaa olemassa olevan ylläpitäjän organisaation omistajaksi tai antaa vastaanottajalle ylläpitäjän oikeudet yhteen toimipisteeseen ilman että luot uuden tilin.

Toimipisteet

Toimipiste on yksi toimipaikka. Jos yritykselläsi on toimistot Helsingissä, Tampereella ja Varsovassa, jokainen niistä on oma toimipisteensä.

Toimipiste on se taso jolla varsinainen määrittely tehdään. Lähes kaikki mitä vieras näkee tai kokee asetetaan toimipistekohtaisesti:

Toimipisteestä toiseen siirrytään Systam Studion yläpalkin toimipistevalitsimesta. Se toimipiste joka sinulla on auki, on myös se jota olet muokkaamassa — valitsin kannattaa vilkaista ennen kuin muuttaa asetusta.

Uuden toimipisteen luominen

Organisaation omistaja luo uudet toimipisteet itse, samasta valitsimesta.

1. Klikkaa yläpalkin toimipistevalitsinta. Näet listan toimipisteistä joihin sinulla on pääsy.
2. Valitse listan lopusta Add Workspace.

Uusi toimipiste aloittaa puhtaalta pöydältä. Sillä on omat asetuksensa alusta asti, eikä se peri mitään muilta toimipisteiltä.

Vierailutyypit

Vierailutyyppi on oma kulkunsa sisäänkirjautumiseen. Sen avulla eri vierasryhmiä kohdellaan eri tavalla ilman että kenellekään tehdään kompromissia.

Jokaisella tyypillä on oma ennakkoviestinsä, omat vierailun ehtonsa ja oma vierailijakorttinsa sisältö. Tyyppi voi myös vaatia Systam Pass -turvallisuusperehdytyksen suorittamista ennen kuin vieras pääsee sisään.

Käytännön esimerkki tehdasalueelta:

• Urakoitsijat saavat ennakkoviestissä perehdytyslinkin, eivätkä pääse sisään ennen kuin perehdytys on tehty. Kortissa näkyy alue jolla he työskentelevät.
• Toimistovieraat kirjautuvat sisään PIN-koodilla, ilman perehdytystä, ja saavat tavallisen vierailijakortin.

Muita tavallisia tyyppejä ovat kuljettajat, työnhakijat ja omat työntekijät. Vierailutyypit määritellään toimipisteittäin, joten tehtaalla ja pääkonttorilla voi olla täysin eri tyypit käytössä.

Tyypit löytyvät kohdasta Settings → Visit types. Osion otsikossa näkyy montako tyyppiä toimipisteessäsi on käytössä ja montako on käytettävissä. Jos tarvitset lisää, ota yhteyttä osoitteeseen support@systam.fi.

Toimipisteiden ryhmittely

Toimipisteet voi ryhmitellä yläpisteen alle. Kampus jossa on neljä rakennusta, tai maaorganisaatio jossa on useita toimistoja, voidaan järjestää niin että rakenne vastaa yrityksen todellista toimintaa.

Ryhmittely ei kopioi asetuksia. Jokainen toimipiste säilyttää omat asetuksensa, eikä yläpisteeseen tehty muutos valu sen alla oleviin. Ryhmittely on olemassa jäsentämistä ja toimipisteiden välistä näkyvyyttä varten, ei säästämään määrittelytyötä.

Tilat

Tilat kuuluvat Systam Roomsiin, eivät vierailijahallintaan. Tila on kokoushuone joka on kytketty Microsoft 365:n tai Google Workspacen kalenteriresurssiin, ja yleensä myös huoneen ulkopuolella olevaan ovenpielinäyttöön.

Kun tila on kytketty, sen varaukset näkyvät näytöllä ja vapaan huoneen voi varata suoraan ruudulta. Kun otat käyttöön rakennusta jossa on kymmeniä kokoustiloja, tilat ja niiden näytöt voi luoda kerralla Excel-tiedostosta.

Mitä rakenteella saa aikaan

Jokainen toimipaikka pitää oman toimintatapansa

Tehdas voi vaatia urakoitsijoilta turvallisuusperehdytyksen, kun taas pääkonttorissa vieras kirjautuu sisään PIN-koodilla. Sama organisaatio, eri vierailutyypit, ei kompromissia niiden välillä.

Jokainen näkee sen mikä häntä koskee

Roolit on sidottu toimipisteeseen. Tampereen aulapalvelu näkee Tampereen vierailijat, ja toimipisteen ylläpitäjä hallinnoi niitä toimipisteitä jotka hänelle on annettu. Vain organisaation omistaja näkee kaiken.

Uudet työntekijät päätyvät oikeaan paikkaan itsestään

Jos synkronoit henkilöstön Microsoft Entra ID:stä, työntekijät voidaan ohjata oikeaan toimipisteeseen hakemiston ryhmän tai attribuutin perusteella. Varsovaan palkattu uusi työntekijä ilmestyy vastaanottajaksi Varsovan toimipisteeseen ilman että kukaan siirtää häntä käsin.

Yksi organisaatio, useita maita

Jokaisella toimipisteellä on oma aikavyöhyke, maa ja kieli. Vierailujen kellonajat näkyvät oikein joka toimipaikassa, ja jokaisella maalla voi olla oma tietosuojaseloste omalla kielellään.

Hätätiedote tavoittaa juuri oikeat henkilöt

Kun lähetät hätätiedotteen, valitset meneekö se auki olevaan toimipisteeseen vai kaikkiin linkitettyihin kerralla. Paikallinen tilanne pysyy paikallisena, ja koko yrityksen evakuointi tavoittaa kaikki.

Liittyvät ohjeet

• User roles and permission in Systam Studio
• Add a visit type
• Configure Microsoft Entra ID integration via SCIM
• Importing spaces and devices in bulk to Systam Rooms
• Sending an emergency alert from Systam Studio

Siinä koko rakenne. Kun toimipisteet vastaavat todellisia toimipaikkoja, kaikki muu Systam Studiossa loksahtaa paikalleen.