Systam Rooms -käyttöönotto Microsoft 365:llä

Systam Rooms näyttää neuvotteluhuoneiden varaukset suoraan Microsoft 365:n huoneresursseista. Tässä ohjeessa yhdistät Microsoft 365 -ympäristösi Systam Studioon ja otat ovenpielinäytöt käyttöön.

Ennen kuin aloitat

• Microsoft 365 -ylläpitäjän tunnukset
• Ylläpitäjän tunnukset Systam Studioon (app.systam.io)
• Lista neuvotteluhuoneista, joihin näytöt tulevat

Käyttöönotossa on kuusi vaihetta. Kolme ensimmäistä tehdään Microsoft 365:ssä, kolme viimeistä Systam Studiossa.

1. Tarkista huoneresurssit
2. Luo palvelukäyttäjä
3. Anna palvelukäyttäjälle oikeudet huoneisiin
4. Yhdistä kalenteri Systam Studioon
5. Lisää tilat
6. Lisää ovenpielinäytöt

1. Tarkista huoneresurssit

Jokaisella neuvotteluhuoneella pitää olla oma huoneresurssi Microsoft 365:ssä. Jos huoneita voi jo varata Outlookista, voit siirtyä suoraan vaiheeseen 2.

Uuden huoneen voit lisätä Exchange admin centerissä (admin.exchange.microsoft.com) kohdassa Recipients → Resources → Add a room resource. Anna huoneelle nimi ja sähköpostiosoite. Huoneresurssi ei tarvitse omaa lisenssiä.

Lisätietoa: Microsoftin ohje huoneresurssien hallintaan

2. Luo palvelukäyttäjä

Systam Rooms lukee ja tekee huoneiden varauksia erillisen palvelukäyttäjän kautta. Voit luoda sen Microsoft 365 admin centerissä (admin.microsoft.com) kohdassa Users → Active users → Add a user.

• Käyttäjänimi: esimerkiksi neuvotteluhuoneet@yritys.fi
• Lisenssi: Exchange Online (Plan 1). Ilman lisenssiä palvelukäyttäjä ei toimi.
• Rooli: User (no admin center access). Palvelukäyttäjä ei tarvitse ylläpito-oikeuksia.
• Salasana: vahva salasana. Pidä se tallessa, tarvitset sitä vaiheessa 4.

3. Anna palvelukäyttäjälle oikeudet huoneisiin

Palvelukäyttäjä tarvitsee jokaiseen huoneeseen Read and manage (Full Access) -oikeuden. Ilman sitä huoneen varaukset eivät näy näytöllä.

Muutama huone: Exchange admin center

1. Avaa Exchange admin center ja siirry kohtaan Recipients → Resources.
2. Klikkaa huonetta ja avaa Delegation-välilehti.
3. Valitse Read and manage (Full Access) → Edit, lisää palvelukäyttäjä ja tallenna.
4. Toista jokaiselle huoneelle.

Paljon huoneita: PowerShell

Jos huoneita on paljon, oikeuden kannattaa antaa kerralla Exchange Online PowerShellillä. Vaihda palvelukäyttäjän osoite omaksesi. Alla oleva komento antaa oikeuden kaikkiin organisaatiosi huoneresursseihin.

Connect-ExchangeOnline
$svc = "neuvotteluhuoneet@yritys.fi"
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails RoomMailbox -ResultSize Unlimited | ForEach-Object {
  Add-MailboxPermission -Identity $_.PrimarySmtpAddress -User $svc -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false
}

Kun lisäät myöhemmin uuden huoneen, muista antaa oikeus myös sille.

4. Yhdistä kalenteri Systam Studioon

1. Kirjaudu Systam Studioon osoitteessa app.systam.io.
2. Siirry kohtaan Rooms → Calendar providers.
3. Klikkaa Sign in with Microsoft.
4. Kirjaudu vaiheessa 2 luodulla palvelukäyttäjällä.
5. Hyväksy Microsoftin pyytämät oikeudet. Systam Rooms pyytää oikeuden lukea palvelukäyttäjän perustiedot ja lukea ja muokata kalentereita, joihin palvelukäyttäjällä on pääsy.

Kun yhteys on valmis, se näkyy Calendar providers -sivulla.

Jos kirjautuminen pysähtyy ilmoitukseen, että sovellus tarvitsee ylläpitäjän hyväksynnän, pyydä Microsoft 365 -ylläpitäjää hyväksymään Systam Rooms -sovellus organisaatiollenne.

5. Lisää tilat

Lisää jokainen neuvotteluhuone Studioon tilaksi kohdassa Rooms → Spaces → Add space.

• Nimi: huoneen nimi
• Calendar provider: vaiheessa 4 tehty yhteys
• Sähköposti: huoneresurssin osoite Microsoft 365:stä

Samaan tilaan voi liittää useamman näytön. Jos huoneita on paljon, voit tuoda ne kerralla Excel-pohjalla: Tilojen ja laitteiden massatuonti Systam Roomsiin.

6. Lisää ovenpielinäytöt

1. Siirry kohtaan Devices → Rooms displays ja klikkaa Add display.
2. Anna näytölle kuvaava nimi ja valitse tila, johon näyttö tulee.
3. Studio näyttää PIN-koodin. Syötä se näytölle, kun näyttö kysyy sitä ensimmäisellä käynnistyskerralla.

Näytön asennus: Systam Rooms -sovelluksen käyttöönotto näytöllä

Näytön asetukset, kuten kieli, varaus suoraan näytöltä ja varaajan nimen näyttäminen: Rooms-näytön asetusten muokkaaminen Systam Studiossa

Jos jokin ei toimi

• Varaukset eivät näy näytöllä: tarkista ensin vaiheen 3 oikeudet. Katso myös Kalenteriyhteyden tarkistaminen Systam Studiossa.
• Muut näytön ongelmat: Systam Rooms -näyttöjen vianmääritys

Siinä se! Neuvotteluhuoneidesi varaukset näkyvät nyt ovenpielessä.