Vieraiden kutsuminen Invites by Systam -Outlook lisäosalla

Invites by Systam -lisäosan avulla voit lisätä vierailijatiedot suoraan Outlook-kalenterikutsusta. Kun lähetät kokouskutsun normaalisti, vierailun tiedot siirtyvät automaattisesti Systam Visit -palveluun ja kutsutut vierailijat saavat ennakkoviestin ennen saapumistaan.

Invites by Systam -lisäosan käyttö

1. Luo uusi tapahtuma Outlook-kalenteriisi normaalisti.
2. Klikkaa ylätyökalupalkista Invites by Systam -painiketta.
3. Valitse työtila, johon kutsut vieraat.
4. Valitse oikea vierailutyyppi.
5. Kun olet tehnyt valinnan, kutsuosoite lisätään automaattisesti kokoukseen yhtenä vastaanottajana.
6. Täytä muut kokouksen tiedot normaalisti, kuten osallistujat, aika, sijainti ja aihe.
7. Lähetä kokouskutsu.

Mitä tapahtuu kutsun lähettämisen jälkeen

Kun lähetät kokouskutsun, vierailun tiedot siirtyvät automaattisesti Systam Visit -palveluun. Kaikki kutsutut vierailijat saavat ennakkoviestin ennen vierailuaan.

Huomioitavaa

• Näkyvät työtilat – Lisäosa näyttää vain ne työtilat, joihin sinulla on käyttöoikeus.
• Näkyvät vierailutyypit – Lisäosa näyttää vain ne vierailutyypit, joihin on määritetty kalenterikutsuja varten oma kutsuosoite.

Oletusvalinnan tallentaminen

Voit tallentaa valintasi oletukseksi, jotta kutsujen lähettäminen nopeutuu jatkossa.

1. Valitse haluamasi työtila ja vierailutyyppi.
2. Klikkaa Muista valinta.
3. Paina Vahvista.

Seuraavalla kerralla, kun luot uuden tapahtuman, riittää että klikkaat Invites by Systam. Oletuskutsuosoite lisätään kokoukseen automaattisesti.

Valmista tuli – nyt voit lisätä vierailut kokouskutsuihin nopeasti ja helposti.