Systam Visit tallentaa vierailijoiden tiedot järjestelmään. Tietosuojalainsäädännön (GDPR) mukaisesti henkilötietoja tulee säilyttää vain tarpeellisen ajan. Yleisesti suositeltu säilytysaika vierailijatiedoille on 365 päivää.
Järjestelmässä voidaan määrittää automaattinen tietojen poisto, jolloin vierailijatiedot anonymisoidaan valitun ajan kuluttua.
Automaatipoiston määrittäminen
Automaattinen poistaminen määritetään Systam Studiossa ylläpitäjä- tai omistajatunnuksella.
- Kirjaudu Systam Studioon https://app.systam.io
- Siirry kohtaan Asetukset > Vierailijan asetukset > Vierailutietojen automaattinen poisto
- Määritä, kuinka kauan vierailutietoja säilytetään (esimerkiksi 365 päivää).
Mitä tapahtuu, kun tiedot poistetaan
Kun määritetty säilytysaika täyttyy:
- Vierailijoiden henkilötiedot anonymisoidaan järjestelmästä.
- Tilastotiedot säilyvät edelleen käytettävissä.
- Järjestelmään ei jää tunnistettavia henkilötietoja vierailijasta.
Miten säilytysaika lasketaan
Säilytysaikaa ei lasketa vierailijan ensimmäisestä käynnistä. Se lasketaan siitä, kun vierailijan tietoja on viimeksi käsitelty.
Laskenta alkaa alusta aina, kun vierailijan tietoihin tulee muutos, esimerkiksi kun:
- vieras kutsutaan
- vieras kirjautuu sisään
- vieras kirjautuu ulos (myös automaattinen uloskirjaus)
Jos sama vierailija käy säännöllisesti, hänen tietonsa säilyvät niin kauan kuin käynnit jatkuvat. Ne poistuvat vasta, kun viimeisestä käsittelystä on kulunut koko säilytysaika.
Esimerkkejä (säilytysaika 365 päivää)
| Tilanne | Viimeisin muutos tietoihin | Tiedot poistuvat noin |
|---|---|---|
| Kutsuttu 1.1.2026, saapuu 1.6.2026 | Sisään- ja uloskirjautuminen 1.6.2026. Jos vieras ei kirjaudu ulos, viimeinen muutos on automaattinen uloskirjaus. | 1.6.2027 |
| Vieras ei saavu | Vierailupäivää seuraavana yönä järjestelmä merkitsee vierailun vanhentuneeksi ja poistaa sen QR- ja PIN-koodit. | Vuoden kuluttua vierailupäivästä (päivän tarkkuudella) |
| Vierailu perutaan tai poistetaan 15.3.2026 | Vierailun tiedot poistuvat heti. Vierailijan omat perustiedot jäävät, ja niiden laskenta alkaa poistopäivästä. | 15.3.2027 (loput tiedot) |
Auttoiko tämä artikkeli?
Loistavaa!
Kiitos palautteestasi
Pahoittelut ettemme voineet auttaa
Kiitos palautteestasi
Palaute lähetetty
Kiitos palautteesta. Yritämme korjata artikkelin