Vastaanottajien massatuonti

Tässä ohjeessa käymme läpi, miten voit tuoda vastaanottajia massana Systam Visit -järjestelmään Excel-tiedoston avulla. Tämä säästää aikaa, kun lisäät useita käyttäjiä kerralla.

Vastaanottajien massatuonti Excel-tiedostolla

1. Avaa tuontisivu polusta Vastaanottajayt→ Tuo vastaanottajia.
2. Valitse työtila, johon haluat tuoda vastaanottajat.
3. Lataa valmis Excel-pohja klikkaamalla Lataa pohja.
4. Täytä tiedostoon tarvittavat tiedot:
   • First name (etunimi)
   • Last name (sukunimi)
   • Email (sähköpostiosoite)
   • Phone (puhelinnumero sisältäen maakoodin, esim. +358)
5. Tallenna tiedosto .xlsx-muodossa.
6. Lataa tiedosto takaisin järjestelmään:
   • Vedä ja pudota tiedosto alueelle tai
   • Klikkaa ja valitse tiedosto
7. Tarkista esikatselutaulukko ennen tuontia.
8. Klikkaa Tuo vastaanottajia aloittaaksesi tuonnin.

Esikatselu ja validointi

Ennen tuontia näet kaikki rivit esikatselussa. Järjestelmä tarkistaa tiedot automaattisesti. Yläreunassa näet yhteenvedon virheistä, varoituksista ja duplikaateista. Voit tässä vaiheessa vielä korjata tietoja Excel-tiedostossasi ja ladata sen uudelleen.

• Virhe (punainen) – Puuttuva pakollinen tieto, virheellinen muoto tai duplikaatti. Rivi ohitetaan tuonnissa.
• Varoitus (keltainen) – Esimerkiksi puuttuva maakoodi tai puhelinnumero. Rivi voidaan silti tuoda, mutta kyseistä kenttää ei.
• Duplikaatit – Korostetaan punaisella taustalla.

Tuonnin käsittely ja tulokset

Tuonnin eteneminen näkyy edistymispalkissa. Yläreunassa näet yhteenvedon.

• Created – Uudet vastaanottajat lisätty
• Updated – Olemassa olevat käyttäjät päivitetty sähköpostin perusteella
• Failed – Tuonti epäonnistui
• Skipped – Ohitettu puuttuvien tietojen vuoksi

Puhelinnumeroiden käsittely

Jos puhelinnumerosta puuttuu maakoodi, järjestelmä lisää sen automaattisesti workspace-asetusten perusteella (esimerkiksi +358 Suomessa).

Valmista! Nyt voit lisätä suuret määrät vastaanottajia nopeasti ja hallitusti.