Ohjeistus Systam Rooms käyttöönottoon (o365)

Systam Rooms -palvelumme perustuu Microsoft 365 -huoneresursseihin tai Googlen kalentereihin. Jotta yhteiset huoneesi olisivat kaikkien varattavissa, tulee ne lisätä resursseiksi 365-ympäristöönne, jolloin palvelumme saa kaikki tarvittavat tiedot varaustietojen näyttämiseen. Tämä ohje käy läpi huoneresurssien luomisen.

Huoneresurssien luominen

Voit ohittaa tämän kohdan mikäli Exchange-ympäristöstänne löytyy jo tarvittavat huoneresurssit.

Aloita kirjautumalla pääkäyttäjätunnuksella (Admin) sisään Exchange admin centeriin osoitteessa  https://outlook.office365.com/ecp/

Avaa sivuvalikosta kohta Recipients (1), Resources (2) ja lisää uusi resurssi painamalla Add a room resource (3).

Luodessasi huonetta sinun tulee antaa resurssille nimi, sekä sähköpostiosoite. Voit myös määrittää huoneille säännöt, millä tavalla huoneita saa varata. Lisää tällä tavalla kaikki neuvotteluhuoneet jotka tarvitset.

Palvelukäyttäjän luominen

Kirjaudu pääkäyttäjätunnuksella (Admin) Microsoft 365 admin centeriin seuraavassa osoitteessa https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home?#/homepage

Mene Users > Add user (1) tai jos sinulla on etusivulla jo User management -kortti, voit painaa suoraan Add user (2).

Luo palvelukäyttäjä täyttämällä kaikki vaaditut kentät. Käyttäjänimeksi voit määrittää esimerkiksi neuvotteluhuoneet@domain.com. Muista määrittää uudelle käyttäjälle turvallinen salasana. 

Määritä palvelukäyttäjälle Exchange Online (Plan 1) -lisenssi, sillä ilman lisenssiä käyttäjää ei voida käyttää.

Lopuksi varmista, että käyttäjän rooli on User: no administration access, jotta käyttäjällä ei lähtökohtaisesti ole mitään oikeuksia O365-ympäristöösi. Olet nyt luonut palvelukäyttäjän.

Huonelistan ja palvelukäyttäjän luvitukset
Kirjaudu sisään pääkäyttäjänä (Admin) osoitteessa https://outlook.office365.com/ecp/ ja mene Recipients (1) > Resources (2). Tässä näkymässä listataan jokainen huoneresurssi joka järjestelmästä löytyy. 

Käy jokainen huone, jonka haluat luvittaa, yksitellen läpi ja anna palvelukäyttäjälle Send as sekä Full Access oikeudet.

Luvittaminen tapahtuu avaamalla haluttu huoneresurssi (3) ja valitsemalla kohta Delegation > Send as > Edit

Etsi haun avulla palvelukäyttäjä ja luvita se vieressä olevasta laatikosta. Paina sen jälkeen Add. 

Toista vielä sama kohdassa Read and manage (Full Access) > Edit. 

Varmista lopuksi että molemmat kohdat (Send as ja Full Access) on luvitettu. Toista tämä jokaisen huoneresurssin kohdalla kunnes kaikki halutut huoneet on luvitettu.

Enterprise Application hyväksyminen

Ennen kuin voit ottaa käyttöön Systam Rooms Enterprise Applicationin Microsoft Entra ID:n puolella, on hyvä tehdä oikeuksien tarkistus tai viimeistään siinä vaiheessa kun Enterprise Applicationin hyväksyntä ei mene läpi.

Käyttäjä joka luvittaa Systam Roomsin yrityksen Entra ID:hen, on oltava riittävät oikeudet. Riippuen teidän Entra ID -asetuksista, voi oikeudet löytyä kaikilta tai ei juuri keneltäkään. On hyvä tarkistaa omalta IT-osastolta, miten tämä luvitus onnistuu omassa ympäristössä.

Ohessa kuitenkin muutama eri tapa tehdä tämä:

1. Käyttäjillä on lähtökohtaisesti lupa antaa ns. user consent.

Löytyy Microsoft Entra ID > Enterprise Applications > Consent and permission sivulta:

Tarvittavat low impact permissions Systam Rooms sovellukselle ovat:

Mikäli ylläoleva onnistuu, onnistuu sovelluksen luvitus peruskäyttäjältä.

2. Toinen vaihtoehto on hyödyntää rooleja ja antaa käyttäjälle tarvittavat roolit

Mikäli mennään Enra ID:n vakiorooleilla, olisi hyvä olla oheiset roolit luvitettuna henkilölle, joka luvittaa Systam Rooms applicationin:

• Attribute assignment administrator
• Attribute assignment reader
• Cloud application administrator
• Reports reader

Kun kaikki valmistelevat kohdat on käyty läpi, voidaan tehdä Azure-linkitys, sekä ottaa ovenpielinäyttöjä käyttöön.

1. Kirjaudu sisään https://app.systam.io omilla tunnuksilla 

2. Valitse vasemmalta Rooms ja Calendar Providers

Täältä tehdään Enterprise Application määritys, eli klikkaa "Sign in with Microsoft" (tai Sign in with Google, jos teet Google integraatiota) ja tämän jälkeen sinulle avautuu Microsoft Office kirjautuminen. Kirjaudu aikaisemmin luodulla Service käyttäjällä sisään ja tämän jälkeen sivulle pitäisi ilmestyä määritetty Azure integraatio.

Seuraavaksi voidaan määrittää näyttöjä käyttöön.

3. Siirry Displays-välilehdelle vasemmalta ja valitse Add new device.

Laitteelle annetaan ensiksi kuvaava nimi, valitaan aikaisemmin tehty Calendar provider account, sekä kalenterin osoite mitä kyseinen näyttö tulee näyttämään.

Tämän jälkeen näet laitteen PIN-koodin, mitä fyysinen näyttö kysyy ensimmäisellä käynnistymis kerralla.

Laitteen Customization-välilehdeltä voit määrittää laitekohtaisia asetuksia:

• Laitteen kielivalinta (Suomi, Englanti, Norja)
• Sallitaanko huoneen varaus suoraan näytöltä (ad hoc reservation)
• Näytetäänkö varauksen tapahtuman otsikko (event name)
• Näytetäänkö varauksen tehneen nimi (organizer name)
• Pitääkö varaus vahvistaa näytöltä (confirm their booking)